Схема работы с чат-ботом

Ниже описана общая схема работы службы номеров с использованием чат-бота Телеграмм.

Отметим, что в чат-боте поддерживаются следующие пользовательские роли: горничная, инженер, супервайзер.

В начале рабочего дня сотрудники текущей смены авторизуются в боте по персональному коду.  Если авторизация прошла успешно, то пользователь получает приветственное сообщение, а также дополнительную информацию, которая определяется ролью пользователя в чат-боте.

В какой-то момент в отеле изменяется статус номера. Если к статусу привязана работа, то в отеле автоматически регистрируется новая работа, и супервайзер получает соответствующее уведомление в боте.

Супервайзер может назначить новую работу на любую авторизованную горничную. Горничная, на которую назначена работа, получает соответствующее уведомление в боте.

Горничная приходит в номер и начинает уборку, отметив в боте факт начала работы. Также горничная отмечает в боте конец работы, что снова изменяет статус номера. Если ожидается проверка качества выполнения работы, то супервайзер получает соответствующее уведомление. После проверки номера супервайзер вручную устанавливает нужный статус номера вручную.

Кроме того, с помощью бота горничная может записать расход номенклатуры и пополнить мини-бар при выполнении работ в номере.

Инженер получает уведомление о новой задаче, если супервайзер или горничная добавляют в бот сообщение о неисправности или поломке в номере. После выполнения проведенного в номере ремонта инженер закрывает соответствующую задачу в боте.

В конце рабочего дня каждый пользователь закрывает текущую смену в боте. Сотрудник считается на рабочем месте, пока не закрыта смена.

Подробные пользовательские инструкции для сотрудников различных ролей вы найдете в уроке Инструкции пользователей.

Настройка взаимосвязи "Бот-Отель"

Чтобы использовать чат-бот нужно настроить взаимосвязь между ботом Телеграмм и отелем по следующей схеме:

1. Создать бот в Телеграмм
2. Настроить подключение к боту
3. Настроить параметры чат-бота
4. Настроить работы и статусы номеров
5. Настроить фоновое задание
6. Подключить сотрудников к бот

Приступим.

Создание бота в Телеграмм

1. Откройте Телеграмм.
2. Найдите пользователя BotFather.
   Примечание: BotFather - это бот для создания собственных ботов.

   

3. Чтобы начать пользоваться ботом нажмите Начать.

   

4. Отправьте боту команду /newbot - создание нового бота.

   

5. Придумайте и введите имя бота латиницей. Например, HotelTiza.

   

6. Введите имя пользователя бота латиницей.
   Имя пользователя обычно состоит из <имя бота>+bot или <имя бота>+_bot. Например, HotelTiza_bot.

   

7. В результате BotFather создаст новый бот, а также сгенерирует токен для доступа к HTTP API.

   

   Внимание! Сохраните токен – он будет использован далее для настройки справочника Chat-боты.

Настройка подключения к боту

1. Откройте справочник Служба номеров/Справочники/Чат-боты/Chat-боты.
2. Создайте новый чат-бот.

   

3. Заполните параметры подключения к боту:

   

   • Наименование – введите произвольное название чат-бота. Можно указать имя бота созданного в Телеграмм.
   • Код – заполняется автоматически после сохранения подключения.
   • Флажок Включен – включите флажок. Если флажок включен, то подключение к боту активно. Если флажок выключен, то подключение неактивно. При активном подключении идет двусторонний обмен данными между отелем и ботом, а при неактивном – бот только получает уведомления от отеля.
   • Токен – введите токен, который вы сохранили при создании бота.
   • Сервер – введите сервер Телеграмм – api.telegram.org.
   • Мастер пароль – придумайте и введите пароль, который нужно отправить при подключении нового устройства к боту. Пока с нового устройства не отправлен мастер-пароль, бот отказывается принимать команды.
     Примечание: После создания нового бота и его настройки нужно подключить к боту смартфоны всех сотрудников службы номеров. Поэтому сначала можно указать простой мастер пароль, например start, а после подключения всех устройств изменить пароль на длинный и сложный. Это нужно для защиты от подключения чужих устройств.
   • Смещение ID – заполняется автоматически после первого подключения пользователя к боту.
   • Ключ вебхука – не заполняйте это поле.
4. Проверьте подключение к боту – нажмите на кнопку «Проверить подключение».
   Если все параметры заполнены верно, то вы увидите сообщение вида:

   

   Если по какой-то причине не удается подключиться к боту, то вы увидите соответствующее сообщение об ошибке.
   Например, если неверно указан токен:

   

   Если неверно введен сервер:

   

5. В поле Технический отдел обязательно укажите отдел, сотрудникам которого должны приходить уведомления о новых задачах – неисправностях, поломках в номере и т.д.
6. Нажмите кнопку «Записать и закрыть».

Настройка параметров чат-бота

В справочнике Чат-боты также можно настроить различные параметры бота, которые определяют функционал бота.

Настройки расхода номенклатуры

С помощью чат-бота можно записывать расход номенклатуры при выполнении работ в номерах. К номенклатуре относятся моющие средства, туалетные принадлежности и другие расходные материалы в номере.

Если флажок Расход включен, то в интерфейсе горничной доступна кнопка «Расход», с помощью которой горничная может занести в базу количество израсходованной номенклатуры. При выключенном флажке кнопка «Расход» недоступна.

Чтобы в боте отображалась номенклатура, нужно в справочнике Служба номеров/Справочники/Номенклатура для соответствующих расходников включить флажок Чат бот, а в поле Макс. знач задать максимально доступное количество расходников.

Настройки мини-бара

С помощью чат-бота можно вести учет израсходованных позиций мини-бара в номерах.

Если флажок Мини-бар включен, то в интерфейсах супервайзера и горничной доступна кнопка «Мини-бар», с помощью которой можно внести в базу количество позиций использованных для пополнения мини-бара. При выключенном флажке кнопка «Мини-бар» недоступна.

При использовании функционала мини-бара в поле Корневая папка мини-бара обязательно укажите папку из справочника Услуги, в которой содержатся услуги соответствующие позициям доступным в мини-баре. В поле Максимальное количество элементов для выбора укажите максимально доступное количество позиций мини-бара. Обратите внимание, что максимальное количество задается одинаковым для всех позиций мини-бара.

Настройки для технического отдела

С помощью чат-бота супервайзер или горничные могут создавать задачи для сотрудников технического отдела. Задача создается, например, при поломке техники или мебели, неисправностях сантехники. К техническому отделу относятся сотрудники с ролью Инженер. 

Соответственно, в поле Технический отдел указывается отдел, сотрудникам которого нужно присылать уведомления о новых задачах в номере.

Обратите внимание, что можно создать шаблоны для часто возникающих неисправностей. Использование шаблонов позволяют упростить создание новой задачи до одного клика.

Настройка работ и статусов номеров

Для каждой работы, которая назначается супервайзером через бот, необходимо провести соответствующие настройки в справочниках Работы и Статусы номеров.

Справочник Работы

1. Откройте справочник Служба номеров/ Справочники/ Работы.
2. Откройте карточку настраиваемой работы, например Выездная уборка, и перейдите на вкладку Параметры.

   

3. В поле Начало работы укажите тот статус номера, при установке которого регистрируется данная работа. Тогда в боте для горничной, на которую назначена данная работа, будет доступна кнопка «Начать уборку». А в поле Конец работы – статус номера, который нужно установить после выполнения работы, т.е. по нажатию кнопки «Закончить уборку».

   

4. Нажмите кнопку «ОК».

Справочник Статусы номеров

1. Откройте справочник Номерной фонд/ Справочники/ Статусы/ Статусы номеров.
2. Откройте карточку настраиваемого статуса номера. Для нашего примера это статус Свободен, грязный.

   

3. В поле Работа укажите работу, которую нужно регистрировать в момент установки данного статуса номера. В нашем случае – Выездная уборка.
4. Включите флажок Регистрировать работу, чтобы разрешить регистрацию работы при установке данного статуса.
5. Нажмите кнопку «ОК».

Настройка фонового задания

Чтобы закончить настройку связки бот-отель настроим фоновое задание.

1. Откройте меню Сервис/Консоль фонового задания.
   Внимание! Настройка фонового задания проводится пользователем с правами системного администратора.
2. Создайте новое регламентное задание.

   

3. Настройте параметры фонового задания.

   

   • Метаданные – выберите значение Запустить чат-бот.
   • Наименование – введите название фонового задания, которое будет отображаться в консоли фоновых заданий.
   • Флажок Использование – включите флажок чтобы фоновое задание могло выполниться. При выключенном флажке задание не будет выполняться.
   • Пользователь – укажите пользователя, от имени которого будет запускаться фоновое задание на сервере 1С: Предприятия.
   • Кнопка Расписание – открывает форму для настройки расписания работы фонового задания.

     

     С помощью данной формы определите с какой даты, в какое время и с какой периодичностью запускать фоновое задание.
     
   • Количество повторов при аварийном завершении – количество повторов запуска фонового задания в случае, когда первый запуск закончился ошибкой.
   • Интервал повтора при аварийном завершении – количество секунд через которые происходит каждая попытка повторного запуска фонового задания.

Подключение сотрудников к боту

Напомним, что в чат-боте доступны следующие пользовательские роли: супервайзер, горничная и инженер. Каждая роль определяет функционал доступный в соответствующем пользовательском интерфейсе.

Чтобы подключить нового пользователя чат-бота, независимо от его роли, нужно настроить параметры в личной карточке в справочнике Сотрудники и подключить его смартфон к боту.

Справочник Сотрудники

1. Откройте справочник Настройки/Сотрудники.
2. Откройте карточку нужного сотрудника и перейдите на вкладку Параметры.

   

3. В поле Код доступа в АТС введите персональный код, по которому данный сотрудник будет авторизовываться в чат-боте.
   Внимание! Персональные коды сотрудников не должны совпадать с номерами комнат в номерном фонде.
4. В поле Набор прав укажите набор прав соответствующий роли сотрудника в чат-боте.
   Примечание: Откройте Набор прав и перейдите на вкладку Расширения. В поле Роль в чате укажите соответствующую роль сотрудника в чат-боте.

   

5. Если роль сотрудника в боте – Инженер, то в поле Отдел укажите тот же технический отдел, что указан в параметрах чат-бота. Если не указать отдел, то инженер не будет получать в телеграмм-боте уведомления о новых задачах.
6. Нажмите кнопку «ОК».

Подключение смартфона к боту

1. Откройте Телеграмм, найдите ранее созданный бот и выберите его.
2. Нажмите Начать.
   

   Если бот прислал сообщение вида , то данное устройство уже добавлено в чат-бот и не нужно вводить мастер пароль. Для дальнейшей работы пользователю нужно только авторизоваться.
   Если бот ничего не ответил, то данное устройство не известно боту. Чтобы добавить устройство в бот нужно ввести мастер пароль.

3. Введите Мастер пароль, который указан в настройках соответствующего чат-бота в справочнике Chat-боты.
   Внимание! В пароле различается верхний и нижний регистр.

   Если в ответ бот прислал сообщение вида , то новое устройство добавлено в бот и для дальнейшей работы пользователю нужно авторизоваться.
   Если бот ничего не ответил, то либо в справочник Chat-боты не добавлен данный бот, либо в карточке чат-бота не включен флажок Включен. Или же не запущено фоновое задание. Проверьте настройки и снова попробуйте ввести мастер пароль.

4. Чтобы авторизоваться пользователь должен ввести персональный код, указанный в настройках сотрудника.
   

   Если авторизация прошла успешно, то пользователь получит сообщение вида , а также дополнительную информацию различную для разных пользовательских ролей.
   Если устройство добавлено в бот, но пользователь вводит неверный персональный код, то бот пришлет сообщение вида .
   Если устройство не добавлено в бот, а пользователь вводит персональный код для авторизации, то бот отправит сообщение вида .

Поздравляем! Настройка бота завершена. Осталось раздать устройства сотрудникам службы номерного фонда и рассказать им как пользоваться телеграмм-ботом.