Контроль оплаты счетов

Отели выставляют много счетов, поэтому требуется постоянный контроль их своевременной оплаты.

Зачем?

Если номер забронировали с оплатой по безналичному расчету, а в отеле оплату не получили – это предпосылка для конфликта: гость приедет, а оплаты нет. Либо предпосылка для потерь: гости просто не приедут, при этом номер забронирован и никому не был продан. Для исключения подобных ситуаций необходимо регулярно контролировать своевременность оплаты выставленных отелем счетов.

Наше решение:

1. Каждому счету при создании автоматически назначается ожидаемая дата оплаты. Эта дата назначается по единым для всех правилам, также для контрагентов можно задавать индивидуальные условия. Обычно условие формулируют так: “Счет должен быт оплачен не позднее, чем через 5 дней после создания” или “Счет должен быть оплачен не позднее, чем за 10 дней до заезда гостя”.
2. Все счета попадают в журнал счетов (картинка).
3. Все счета разделены на 3 группы: “Оплаченные”, “Неоплаченные” и “Просроченные”.
4. Необходимо контролировать всего одну вкладку – “Просроченные счета”.

 

Доверьте контроль своевременной оплаты счетов программе “1С: Отель”, а сами займитесь вашими клиентами. В программу встроены готовые инструменты, которые упрощают работу менеджеров: автоматизация процессов экономит время на работу со счетами, позволяет сократить количество неоплаченных счетов, и исключает потери на простое номеров.

 

Для решения этих задач предусмотрены 3 инструмента:

1. Напоминание менеджеру о просроченных счетах. Если к назначенному сроку клиент не внес оплату, то счет автоматически переносится на вкладку “Просроченные”. Для контроля оплаты достаточно работать только с этой вкладкой и контролировать только эти счета.
2. Автоматическая рассылка напоминаний об оплате клиентам. В программе реализован автоматический помощник по рассылке напоминаний о сроке оплаты счетов. Он может работать без участия человека. Робот регулярно проверяет, какие счета еще не оплачены, и, если срок их оплаты истекает, отправляет напоминания клиентам.
3. Интеграция с 1С-Бухгалтерией – автоматическое информирование об оплате. Счет автоматически выставляется и заполняется на основании брони. Все просто: оформили бронирование – выставили счет.

Новые счета сразу попадают на вкладку “Неоплаченные”, при этом каждому счету назначается ожидаемый срок оплаты. Счет выгружается в 1С-Бухгалтерию.

Когда бухгалтер разносит банковские выписки, он отмечает, какие счета были оплачены в своей бухгалтерской базе. Эта информация автоматически выгружается в “1С: Отель” и счет отмечается как оплаченный.

Если к назначенному сроку оплата не поступила, счет автоматически переносится на вкладку “Просроченные”.

 

Механизм контроля своевременной оплаты счетов

Для контроля достаточно ежедневного разового мониторинга просроченных счетов. Вам требуется проставить оплаты по счетам, разослать письма с напоминаниями и, по согласованию с клиентом, выставить новый срок оплаты для просроченного счета (либо аннулировать бронирование). Если по истечении данного срока оплата не поступит, счет вновь появится на вкладке “Просроченные счета”.

При поступлении оплаты по счету, он автоматически переносится в “Оплаченные счета”. Для пользователей 1С-Бухгалтерия ред. 3.0 предусмотрена автоматическая загрузка оплаты из базы.

Вся процедура контроля оплаты занимает 5-10 минут в день.